Bei verschlüsselten Datenräumen sind Einschränkungen in der Funktionalität gegeben.
¶ Konzept der Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Sämtliche Daten die in der dDataBox abgelegt werden verschlüsselt:
- auf dem Transportweg mittels SSL/TLS (Channel Encryption)
- sowie optional clientseitig, um eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu realisieren (Local Encryption)
¶ Ende-zu-Ende Verschlüsselung für die dDataBox aktivieren
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann unter "Einstellungen" und dann Sicherheit für die gesamte dDataBox aktiviert werden.
Sollte dieser Punkt nicht wählbar sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster, damit dieser das Feature global aktivieren kann.
Wenn Sie einmal die clientseitige Verschlüsselung für Ihre dDataBox aktiviert haben, können Sie diese Option nicht mehr rückgängig machen.
¶ Ende-zu-Ende Verschlüsselung für einen Datenraum aktivieren
Nachdem man einen Datenraum erstellt hat, besteht die Möglichkeit diesen mit der Ende-zu-Ende Verschlüsselung zu verschlüsseln.
Allerdings muss dies geschehen, bevor Dateien hochgeladen oder untergeordnete Datenräume erstellt werden.
Wenn Sie in einen Datenraum gehen, in welchem es noch möglich ist eine Verschlüsselung einzustellen erhalten Sie das folgende Pop-Up:
Nach einem Klick auf "Verschlüsseln" wird folgendes Fenster angezeigt.
In diesem Fenster besteht die Möglichkeit, eine zusätzliche Entschlüsselungsmethode per "System-Notfallkennwort" oder "Raum-Notfallkennwort" einzustellen, falls ein Benutzer das Verschlüsselungskennwort vergessen sollte. Sollte die Entscheidung auf "Kein Notfallkennwort verwenden (nicht empfohlen)" fallen, können unter Umständen wichtige Dateien nicht mehr entschlüsselt werden und somit verloren gehen.
Das Notfallkennwort für den Datenraum muss den Passwortrichtlinien der dDataBox entsprechen.
Wenn Sie den von Ihnen verschlüsselten Datenraum zum ersten mal öffnen, müssen Sie einmalig Ihr Entschlüsselungskennwort in dem folgendem Fenster eingeben, um vollen Zugriff auf den Raum zu erlangen.
Die oberste Datenraum-Ebene bestimmt die Verschlüsselung aller untergeordneten Datenräume. Ist also der oberste Datenraum verschlüsselt, werden alle untergeordneten Datenräume ebenfalls verschlüsselt. Ist der oberste Datenraum nicht verschlüsselt, sind auch alle untergeordneten Datenräume nicht verschlüsselt.
In der dDataBox können somit verschlüsselte sowie unverschlüsselte Datenräume nebeneinander genutzt werden.
¶ Einschränkungen für verschlüsselte Datenräume
Wurde die Ende-zu-Ende Verschlüsselung für einen Datenraum aktiviert, so sind die folgenden Funktionen für den jeweiligen Datenraum nicht mehr verfügbar:
- Das Kopieren und Verschieben von Dateien in unverschlüsselte Datenraum (für die Ende-zu-Ende Verschlüsselung noch nicht aktiviert wurde).
- Das Freigeben des ganzen Datenraums oder eines Ordners zum Download (einzelne Dateien können jedoch zum Download freigegeben werden).
- Das Herunterladen mehrerer Dateien, Ordner oder des ganzen Datenraums als gebündeltes Zip-Archiv.
- Up- und Downloadzeiten erhöhen sich
¶ Verschlüsselungskennwort erstmals festlegen
Sobald die Ende-zu-Ende Verschlüsselung in der dDataBox aktiviert wurde, muss jeder Benutzer ein eigenes Verschlüsselungskennwort festlegen.
Jeder Benutzer wird mit einem Hinweis bei der Topleiste neben seinem Profilbild darauf hingewiesen. In den Benutzereinstellungen kann dann das Entschlüsselungskennwort unter dem Reiter "Sicherheit" vergeben werden.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Festlegen" wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie das Verschlüsselungskennwort festlegen müssen.
Hier muss das Verschlüsselungskennwort eingegeben und nochmals bestätigt werden.
Das Kennwort muss 8 Zeichen lang sein, sowie jeweils mindestens einen Groß- und Kleinbuchstaben, ein Sonderzeichen sowie eine Ziffer enthalten.
Sobald ein passendes Verschlüsselungskennwort eingetragen und mit "Weiter" bestätigt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt.
Wenn Ihr Entschlüsselungskennwort den Richtlinien entspricht können Sie mit einem Klick auf Festlegen ihr Entschlüsselungskennwort erstellen.
Das Erstellen des Schlüsselpaars kann einige Sekunden in Anspruch nehmen.
Das Fenster wird automatisch geschlossen, sobald die Erstellung beendet ist. Außerdem erhalten Sie folgende Nachricht.
Das Verschlüsselungskennwort ist in geeigneter Form vor Dritten zu schützen!
¶ Dateien in einen verschlüsselten Datenraum hochladen
Das Hochladen in verschlüsselte Datenräume funktioniert wie in Mit-Dateien-und-Ordnern-arbeiten-Web-Client.
¶ Dateien aus einem verschlüsselten Datenraum herunterladen
Das Runterladen aus verschlüsselte Datenräume funktioniert wie in Mit-Dateien-und-Ordnern-arbeiten-Web-Client.
Sollte sich die Datei nicht automatisch entschlüsseln, besteht alternativ die Möglichkeit die Datei per Raum-Notfallkennwort bzw. System-Notfallkennwort zu entschlüsseln, falls eines dieser beiden Verfahren aktiviert wurde.
¶ Verschlüsselungskennwort ändern/neu festlegen
Sie können Ihr persönliches Verschlüsselungskennwort jederzeit ändern, z.B. wenn Sie es vergessen haben oder es kompromittiert wurde.
Die Änderung des Verschlüsselungskennworts ist nur im Web-Client möglich, dort müssen Sie einfach auf "Kennwort vergessen?" klicken. Dies tun Sie unter den Benutzereinstellungen und dann unter Sicherheit. Genau dort wo Sie auch Ihr Kennwort erstmalig festgelegt haben.
Wenn Sie Ihr Verschlüsselungskennwort ändern, verlieren Sie für eine gewisse Zeit den Zugriff auf alle bereits vorhandenen Dateien in allen verschlüsselten Datenräumen - solange, bis Ihnen andere Benutzer geholfen haben, den Zugriff auf die Dateien wiederzuerlangen. Kalkulieren Sie daher ein, dass Sie nach dem Ändern Ihres Verschlüsselungskennworts möglicherweise nicht sofort auf alle vorhandenen verschlüsselten Dateien zugreifen können.
¶ So legen Sie ein neues Verschlüsselungskennwort fest:
- Klicken Sie in der Kopfleiste auf Ihr Profild und dann auf "Benutzer verwalten", um Ihr Benutzerprofil aufzurufen:
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- Klicken Sie in Ihrem Profil auf die rote Schaltfläche Verschlüsselungskennwort löschen:
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- Eine Warnmeldung erscheint, die Sie über die Folgen des Kennwort-Löschens informiert. Lesen Sie den Text aufmerksam durch. Danach vergeben Sie ein neues Passwort nach den oben genanntenten Passwortrichtlinien. Wenn Sie das getan haben, ziehen Sie im folgenden Fenster den Sicherheitsregler so lange nach Rechts bis sie auf "Neues Kennwort festlegen" klicken können.
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- Wenn Dateien in verschlüsselten Datenräumen existieren, auf die nur Sie allein Zugriff haben, werden diese Dateien durch das Ändern Ihres Verschlüsselungskennworts gelöscht und sind unwiederbringlich verloren!
- WICHTIG: Nach dem Ändern Ihres Verschlüsselungskennworts haben Sie zunächst keinen Zugriff mehr auf bereits vorhandene Dateien in allen verschlüsselten Datenräumen. Sie müssen sich dann in einen entsprechenden Datenraum begeben und diesen wieder manuell entschlüsseln.