Bei verschlüsselten Datenräumen sind Einschränkungen in der Funktionalität gegeben.
¶ Konzept der Triple-Crypt® Technology
Wie der Name schon nahelegt, werden sämtliche Daten, die in der dDataBox abgelegt werden, an drei Stellen verschlüsselt:
- auf dem Transportweg mittels SSL/TLS (Channel Encryption)
- zusätzlich bei der Speicherung in verschlüsselten Dateisystemen (Server Side Encryption)
- sowie optional clientseitig, um eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu realisieren (Local Encryption)
¶ Triple-Crypt® Technology für die dDataBox aktivieren
Die Triple-Crypt® Technology kann in den "Einstellungen" für die gesamte dDataBox aktiviert werden.
Sollte dieser Punkt nicht wählbar sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster, damit dieser das Feature global aktivieren kann.
¶ Triple-Crypt® Technology für einen Datenraum aktivieren
Nachdem man einen Datenraum erstellt hat, besteht die Möglichkeit diesen mit der Triple-Crypt® Technology zu verschlüsseln.
Allerdings muss dies geschehen, bevor Dateien hochgeladen oder untergeordnete Datenräume erstellt werden.
Wichtig: Die oberste Datenraum-Ebene bestimmt die Verschlüsselung aller untergeordneten Datenräume. Ist also der oberste Datenraum verschlüsselt, werden alle untergeordneten Datenräume ebenfalls verschlüsselt. Ist der oberste Datenraum nicht verschlüsselt, sind auch alle untergeordneten Datenräume nicht verschlüsselt.
In der dDataBox können somit verschlüsselte sowie unverschlüsselte Datenräume nebeneinander genutzt werden.
Nach einem Klick auf "Datenraum jetzt mit Triple-Crypt® Technology absichern" wird folgendes Fenster (z.B. für den Vertrieb) angezeigt.
In diesem Fenster besteht die Möglichkeit, eine zusätzliche Entschlüsselungsmethode per "System-Notfallkennwort" oder "Raum-Notfallkennwort" einzustellen, falls ein Benutzer das Verschlüsselungskennwort vergessen sollte. Sollte die Entscheidung auf "Kein Notfallkennwort verwenden (nicht empfohlen)" fallen, können unter Umständen wichtige Dateien nicht mehr entschlüsselt werden und somit verloren gehen.
¶ Einschränkungen für verschlüsselte Datenräume
Wurde die Triple-Crypt® Technology für einen Datenraum aktiviert, so sind die folgenden Funktionen für den jeweiligen Datenraum nicht mehr verfügbar:
- Das Kopieren und Verschieben von Dateien in unverschlüsselte Datenraum (für die die Triple-Crypt® Technology noch nicht aktiviert wurde).
- Das Freigeben des ganzen Datenraums oder eines Ordners zum Download (einzelne Dateien können jedoch zum Download freigegeben werden).
- Das Herunterladen mehrerer Dateien, Ordner oder des ganzen Datenraums als gebündeltes Zip-Archiv.
- Up- und Downloadzeiten erhöhen sich
¶ Verschlüsselungskennwort erstmals festlegen
Sobald die Triple-Crypt® Technology in der dDataBox aktiviert wurde, muss jeder Benutzer ein eigenes Verschlüsselungskennwort festlegen.
Jeder Benutzer wird mit einem Hinweis bei der Topleiste darauf hingewiesen.
Ebenso wird auf dem Dashboard ein Hinweis angezeigt, der so lange bestehen bleibt bis der Benutzer sein Verschlüsselungskennwort festgelegt hat.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Verschlüsselungskennwort jetzt festlegen" wird ein Fenster angezeigt, in dem sie das Verschlüsselungskennwort festlegen müssen.
Hier muss das Verschlüsselungskennwort eingegeben und nochmals bestätigt werden.
Das Kennwort muss 8 Zeichen lang sein, sowie jeweils mindestens einen Groß- und Kleinbuchstaben, ein Sonderzeichen sowie eine Ziffer enthalten.
Sobald ein passendes Verschlüsselungskennwort eingetragen und mit "Weiter" bestätigt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt.
Das Verschlüsselungskennwort ist in geeigneter Form vor Dritten zu schützen!
Das Erstellen des Schlüsselpaars kann einige Sekunden in Anspruch nehmen.
Das Fenster wird automatisch geschlossen, sobald die Erstellung beendet ist.
¶ Dateien in einen verschlüsselten Datenraum hochladen
Das Hochladen in verschlüsselte Datenräume funktioniert wie in [Mit Dateien & Ordnern arbeiten (Web-Client)|unverschlüsselten Datenräumen].
¶ Dateien aus einem verschlüsselten Datenraum herunterladen
Nach dem Klick auf eine Datei wird folgendes Fenster angezeigt.
In diesem Fenster ist das persönliche Verschlüsselungskennwort einzugeben.
Falls dieses abhanden gekommen sein sollte, besteht alternativ die Möglichkeit die Datei per Raum-Notfallkennwort bzw. System-Notfallkennwort zu entschlüsseln, falls eines dieser beiden Verfahren aktiviert wurde.
¶ Verschlüsselungskennwort ändern/neu festlegen
Sie können Ihr persönliches Verschlüsselungskennwort jederzeit ändern, z.B. wenn Sie es vergessen haben oder es kompromittiert wurde.
Die Änderung des Verschlüsselungskennworts ist nur im Web-Client möglich und erfordert drei Schritte:
- Löschen des bestehenden Verschlüsselungskennworts
- Eingabe eines neuen Verschlüsselungskennworts
- Zugriffserteilung auf bereits vorhandene verschlüsselte Dateien mithilfe eines anderen Benutzers
Wenn Sie Ihr Verschlüsselungskennwort ändern, verlieren Sie für eine gewisse Zeit den Zugriff auf alle bereits vorhandenen Dateien in allen verschlüsselten Datenräumen - solange, bis Ihnen andere Benutzer geholfen haben, den Zugriff auf die Dateien wiederzuerlangen. Kalkulieren Sie daher ein, dass Sie nach dem Ändern Ihres Verschlüsselungskennworts möglicherweise nicht sofort auf alle vorhandenen verschlüsselten Dateien zugreifen können.
¶ So legen Sie ein neues Verschlüsselungskennwort fest:
- Klicken Sie in der Kopfleiste auf Ihren Benutzernamen, um Ihr Benutzerprofil aufzurufen:
- Klicken Sie in Ihrem Profil auf die rote Schaltfläche Verschlüsselungskennwort löschen:
- Eine Warnmeldung erscheint, die Sie über die Folgen des Kennwort-Löschens informiert. Lesen Sie den Text aufmerksam durch. Aktivieren Sie danach das Kontrollkästchen, dass Sie die Konsequenzen des Kennwort-Löschens verstanden haben, und klicken Sie auf die rote Schaltfläche Ja, mein Verschlüsselungskennwort löschen.
- Wenn Dateien in verschlüsselten Datenräumen existieren, auf die nur Sie allein Zugriff haben, werden diese Dateien durch das Löschen Ihres Verschlüsselungskennworts gelöscht und sind unwiederbringlich verloren!
- Ihr Verschlüsselungskennwort wird gelöscht. Danach werden Sie aufgefordert, ein neues Verschlüsselungskennwort festzulegen und einzugeben.
- Klicken Sie auf Weiter, um das neue Verschlüsselungskennwort zu speichern. Ab sofort ist nun Ihr neues Verschlüsselungskennwort gültig.
- WICHTIG: Nach dem Löschen und Neufestlegen Ihres Verschlüsselungskennworts haben Sie zunächst keinen Zugriff mehr auf bereits vorhandene Dateien in allen verschlüsselten Datenräumen und benötigen die Unterstützung irgendeines anderen Benutzers der Datenräume, damit Sie wieder auf verschlüsselte Dateien zugreifen und diese herunterladen können.
- Daher sehen andere Benutzer nach dem Löschen Ihres Verschlüsselungskennworts automatisch folgende Aufforderung im Web-Client:
Die anderen Benutzer werden somit gebeten, Ihnen dabei zu helfen, den Zugriff auf die vorhandenen verschlüsselten Dateien wiederzuerlangen. Sobald ein anderer Benutzer auf die angezeigte Schaltfläche Verschlüsselte Dateien für alle berechtigten Benutzer jetzt verfügbar machen klickt und danach sein Verschlüsselungskennwort eingibt, haben Sie wieder Zugriff auf alle verschlüsselten Dateien, auf die auch der helfende Benutzer Zugriff hat.
Falls es verschlüsselte Datenräume gibt, auf die der helfende Benutzer selbst keinen Zugriff hat, muss ein anderer Benutzer, der auf jene Datenräume Zugriff hat, diese Hilfsmaßnahme ebenfalls für Sie durchführen.
Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Sie nach dem Ändern Ihres Verschlüsselungskennworts wieder möglichst rasch auf alle bereits vorhandenen Dateien in verschlüsselten Datenräume zugreifen können, bitten Sie andere Benutzer z.B. per E-Mail oder Chat, Ihnen auf folgende Weise zu helfen: Der andere Benutzer solle sich bitte beim Web-Client anmelden und auf die angezeigte Schaltfläche Verschlüsselte Dateien für alle berechtigten Benutzer jetzt verfügbar machen klicken und anschließend sein Verschlüsselungskennwort eingeben.
Vielleicht ist es gar nicht erforderlich, andere Benutzer um diese Unterstützung zu bitten, da diese zwischenzeitlich die Aufforderung im Web-Client selbst entdeckt und sogleich gehandelt haben.